Klassisches Projektmanagement

Das klassische Projektmanagement umfasst die Projektmanagementphasen Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung und Abschluss in den folgenden Dimensionen der DIN 69901:

Ablauf und Termine

Der Netzplan bringt die Arbeitspakete in eine sinnvolle Reihenfolge und ordnet sie den Projektphasen zu. Meilensteine sind Termine, die wichtige Ereignisse im Laufe eines Projektes definieren - üblicherweise auch Quality Gates (Entscheidungen für Phasenübergänge). Typische Projektphasen (nicht nur für IT-Projekte) sind Konzeption, Umsetzung, Test und Einführung. Diese können bei Bedarf weiter unterteilt oder ergänzt werden. Meist wird die Dimension "Ablauf und Termine" mit Gantt-Charts und MS Project verwechselt: diese Tools ersetzen jedoch weder bewusste Entscheidungen, noch unterstützen sie dabei.

Änderungen

Auch in klassischen Projekten gibt es Änderungen an Leistung, Kosten und Termine. Mit dem richtigen Änderungsmanagement ist das unproblematisch und ungefährlich. So können Änderungen dokumentiert, ihre Auswirkungen auf alle Dimensionen geprüft und die Annahme oder Ablehnung des Änderungswunsches bewusst beschlossen werden.

Information, Kommunikation und Dokumentation

Projektmanagement muss dafür sorgen, dass alle Beteiligten und Stakeholder des Projektes informiert sind, mit einander kommunizieren und diese Information und Kommunikation auch dokumentiert wird. Information und Kommunikation, insbesondere rechtzeitige Einbindung der Stakeholder, sichern den Projekterfolg. Die wenigsten Stakeholder mögen Überraschungen. Stakeholder sind bei richtiger Einbindung hingegen erstaunlich konstruktiv und verhandlungsbereit. Hier zeigt sich der politische Aspekt des Projektmanagements. Ein zentraler Aspekt der Information ist der Statusbericht und die Kommunikation mit dem Lenkungsausschuss.

Kosten und Finanzierung

Je mehr Unternehmen zu projektorientierten Organisationen werden, desto mehr tritt die Finanzierung von Projekten in den Vordergrund: Statt "eh-da-Kosten" der Linienorganisation betrachtet man die Kosten der Projekte, stimmt ihre Finanzierung (incl. Liquiditätseffekten) ab, misst und steuert den Nutzen für das Unternehmen. Durch Projektcontroller und PMOs kann sicher gestellt werden, dass der Projektleiter stets aktuelle und valide Zahlen zur Steuerung seines Projektes hat.

Organisation

Projekte finden selten auf der "grünen Wiese" statt. Meist sind sie eingebettet in ein oder mehrere Organisationen. Damit ist die Entscheidung für eine bestimmte Einbindung des Projektes in die Stammorganisation zentral für den Erfolg des Projektes.

Qualität

Ein typisches Projekt hat Lieferobjekte. Qualität ist die Einhaltung vorher definierter (funktionaler und nicht-funktionaler) Anforderungen durch diese Lieferobjekte. Qualität ist weit mehr als nur Testen. Testen ist lediglich ein Aspekt zur Messung der Qualität. Daneben gibt es zahlreiche weitere Möglichkeiten zur Qualitätssicherung. Qualität muss geplant und gesteuert werden, ebenso wie die Messung und Verbesserung der Qualität. Die Dimension Qualität hat im Projekt zahlreiche Querbeziehungen zu den Dimensionen Organisation und Risiko.

Ressourcen

Ein Projekt ohne Ressourcen ist ein totes Projekt. Pläne sind geduldig, lebendig werden sie nur, wenn die eingeplanten Ressourcen auch zur Verfügung stehen. Unter Ressourcen sind nicht nur Sachmittel zu verstehen, sondern auch immaterielle Güter (z.B. Lizenzen) und natürlich Personen.

Risiko

Die Dimension Risiko wird leider oft in Projekten vernachlässigt. Aktives Risikomanagement kümmert sich auch um die negativen Risiken, also Chancen. Die aktive Dokumentation und Minderung der Risiken und Förderung der Chancen muss geplant und gesteuert werden.

Projektstruktur

Die Festlegung der Projektstruktur entscheidet oft über den Erfolg eines Projektes. Dabei sollte man sich nicht nur von der Größe des Projektes leiten lassen, sondern auch von sozialen Aspekten wie z.B. den Interessen der Stakeholder oder Kommunikationspfaden. Ob ein Projekt mehrere Teilprojekte erhält, in ein Programm oder Portfolio aufgenommen wird - all das sind zentrale Entscheidungen, die sich in der Steuerungsphase positiv oder negativ auswirken.

Verträge und Nachforderungen

Kein Projekt kommt ohne Verträge aus. Vom Angebot über Werkvertrag oder Dienstvertrag bis hin zum Einkauf der Ressourcen (Sachmittel, Personal, Lizenzen): Verträge machen die Projektdurchführung planbar. Im Falle von Änderungen wird es typischerweise auch Nachforderungen geben. Ein gutes Claim Management sorgt dafür, dass die Auswirkungen von Änderungen kostenmäßig abgestimmt und überraschungsfrei für alle Beteiligten sind.

Ziele

Mit geschickt formulierten Zielen wird jedes Projekt zum Erfolg. Über die Definition der Ziele werden Anreize gesetzt. Ziele müssen akzeptiert, realistisch, terminiert und messbar sein, sowie die übergeordneten Ziele des Projektes und ggf. des Programmes/Portfolios unterstützen.

Fazit

Die obigen Dimensionen zeigen auf, wie vielfältig die Aufgaben eines Projektmanagers sind.

Wir beraten Sie gerne, wie Sie alle Dimensionen des Projektes geschickt planen und steuern.